Wydarzenie oznacza spotkanie zaplanowane i zorganizowane z udziałem grupy osób: wakacje, spotkanie biznesowe, wydarzenie sportowe, przyjęcie dla dzieci, kampania reklamowa itp. Ponieważ w wydarzeniu bierze udział duża liczba uczestników, niezwykle ważne jest dbanie o bezpieczeństwo wszystkich zaproszonych, a także że były wygodne, nikt się nie nudził, nie było żadnych skarg na menu, występy artystów, projekt sali konferencyjnej itp. Aby uniknąć niemiłych niespodzianek, należy zachować ostrożność Ale się przygotować.
Przygotowanie wydarzenia rozpoczyna się od planowania. Lepiej martwić się, jak zaplanować wydarzenie z wyprzedzeniem. Im więcej czasu pozostało do znaczącej daty, tym więcej okazji do przemyślenia, zważenia, uniknięcia błędów i negatywnych opinii od uczestników. Plany są tworzone zgodnie ze specyfiką wydarzenia, ale istnieją ogólne zalecenia dotyczące planowania.
Co zaplanować
Przede wszystkim cel. Żadne wydarzenie nie odbywa się w ten sposób. Liderzy firmy chcą osiągnąć pewne wyniki: tworzenie kultury korporacyjnej, promocję towarów na rynku, ekspansję platform dla biznesu, gromadzenie pracowników, obchody rocznicy (oficjalne uznanie jego zasług dla firmy) itp. Najważniejsze jest to, aby cel był konkretny, jasno sformułowany i możliwy do osiągnięcia. Wraz z celem określa się również rodzaj imprezy (bufet, piknik, wakacje w parku wodnym itp.).
Kolejnym etapem planowania jest budżet. Bez względu na to, jak bardzo organizator się stara, nie będzie możliwe zrealizowanie wszystkich kreatywnych pomysłów, jeśli budżet na to nie pozwoli. Dlatego przed podjęciem decyzji o sporządzeniu planu działania musisz zdecydować o finansach.
Uwzględniane są następujące elementy:
- liczba i płeć gości (niezbędne do przygotowania menu, wyboru napojów);
- miejsce wydarzenia;
- projektowanie i wyposażenie techniczne;
- transport (jeśli nie ma imprezy);
- fotografowanie i filmowanie;
- zaproszenie gospodarza, artystów;
- nagrody i prezenty;
- Relacja medialna z wydarzenia (w razie potrzeby).
Kwestionariusze
Po wyjaśnieniu powyższych kwestii możesz zacząć przygotowywać kwestionariusze dla zaproszonych osób. Dzięki temu łatwiej będzie wziąć pod uwagę życzenia gości. Zgodnie z wynikami ankiety może być konieczne dostosowanie planu i oszacowanie. Oferujemy przybliżoną listę pytań:
- Czy planujesz wziąć udział w wydarzeniu?
- Jeśli nie planujesz uczestniczyć w wydarzeniu, to z jakiego powodu?
- Jak dowiedziałeś się o wydarzeniu?
- Jak przebiegła rejestracja do udziału w wydarzeniu (bardzo prosta, prosta, bezproblemowa, z niewielkimi trudnościami, trudnościami)?
- Czy masz jakieś życzenia w menu?
- Kto zapłaci za udział w wydarzeniu?
- Jakimi tematami jesteś zainteresowany pytaniami do dyskusji?
- Czy masz jakieś pytania dotyczące tego wydarzenia, które?
- Czy masz jakieś pytania do gospodarza imprezy, które?
- Jak chcesz otrzymywać informacje o wydarzeniu (adres, adres e-mail, telefon)?
- Inne
Pytania są dostosowywane w zależności od rodzaju i treści wydarzenia. Najważniejsze jest, aby przygotować kwestionariusz, aby organizator otrzymał wszystkie odpowiedzi, którymi jest zainteresowany. Pomoże to ustalić, jak sporządzić plan działania, aby uniknąć wszelkiego rodzaju nieporozumień. Tak więc muzułmańscy partnerzy biznesowi podczas bankietu nie będą dotykać wieprzowiny (co oznacza, że menu powinno zawierać dania z kurczaka, indyka), a żarty z wiodącej imprezy firmowej mogą wydawać się niektórym ludziom nie śmieszne. Oczywiście ankieta powinna być anonimowa.
Po zebraniu informacji pracownik przechodzi bezpośrednio do przygotowania planu.
Jak zaplanować wydarzenie: przykład
Formularz planu jest opracowany zgodnie z GOST R 6.30-2003 „Zunifikowane systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące formalności ”. Tradycyjnie w planie wymieniono rodzaje prac związanych z przygotowaniem i przebiegiem imprezy, terminy i osoby odpowiedzialne. Na początku dokumentu należy podać nazwę organizacji i rodzaj dokumentu do zatwierdzenia, datę, numer i miejsce sporządzenia dokumentu, pieczęć zatwierdzenia. Oddzielnie sporządzone dokumenty finansowe, karty zatwierdzenia i zapoznanie się z dokumentem. W formie diagramu wygląda mniej więcej tak:
|
Zatwierdzam --------------- --------------- (stanowisko szefa firmy) ------------------------------------- (Pełna nazwa) (podpis) |
|||
|
Plan działania dotyczący przygotowania i postępowania -------------------------------------------------- ---- (nazwa wydarzenia) |
|||
|
Data: Lokalizacja: Cel wydarzenia: |
|||
| Nie | Rodzaje pracy | Terminy | Odpowiedzialny |
| 1. | Utworzenie komitetu organizacyjnego | 15.12.2014 | Imię i nazwisko |
| 2) | Opracowanie programu kulturalnego | 15.12.2014 | Imię i nazwisko |
| 3) | … | ||
Plan może również zawierać kolumny „wyniki” i „uwagi”.
Opracowany plan jest omawiany z zarządem firmy, zatwierdzany i przekazywany pracownikom. Osoby odpowiedzialne umieszczają swoje podpisy na arkuszu zapoznawczym i otrzymują kopię planu. Następnie pytanie: „Jak sporządzić plan działania?” uważane za zamknięte.
Z reguły wydarzenia odbywają się kilka razy w roku, więc kierownik imprezy lub inny specjalista musi sporządzić roczny plan działania. Jak sporządzić plan działania na rok?
Abonament roczny
Przed przystąpieniem do przygotowania rocznego planu należy przeanalizować działalność firmy za ostatni rok. Na podstawie wyników prac analitycznych opracowywany jest raport, którego treść wyznaczy cele na kolejne 12 miesięcy. Wydarzenia w nowym roku kalendarzowym będą miały na celu osiągnięcie dokładnie tych celów.
Wydarzenia planowane są według miesiąca. Ile wydarzeń przeprowadzać każdego miesiąca - decyduje firma. Wszystko zależy od celów i pilnych problemów. Przewiduje się działania jednorazowe, okresowe i bieżące. Wydarzenia jednorazowe obejmują w szczególności zakup sprzętu od zagranicznej firmy. Bieżące wydarzenie odbywa się również raz, ale trwa dłużej. Okresowe zdarzenia są powtarzane w określonym przedziale czasu. Może to być rozwój personelu (konferencje, seminaria, seminaria internetowe), rozwój i realizacja projektów, imprezy firmowe i inne. Wszystkie wydarzenia powinny być logicznie spójne pod względem wykonalności, tematyki i terminu wydarzenia.
Formularz planu rocznego
Roczny plan jest sporządzany w formie ogólnego planu pracy lub harmonogramu. Czasami obie opcje są odpowiednie (na przykład, jeśli wykonawcy pracują w różnych organizacjach). Rozważmy bardziej szczegółowo tego rodzaju plany.
W ogólnym planie rocznym odnotowano numer seryjny, nazwę wydarzenia, terminy, wyniki, kierownictwo i notę. Rozdział „Wynik” wskazuje produkt działań specjalistów: diagram procesu lub mechanizmu, ukończony projekt, raport, pakiet dokumentów itp.
| Nie | Nazwa wydarzenia | Wyniki | Terminy | Wykonawcy | Notatki | ||||
| Start | Kończąc | LLC | OJSC | CJSC | |||||
| 1. | Międzynarodowa konferencja | Zbiór streszczeń | 01/15 | 01/17 | Imię i nazwisko | Imię i nazwisko | Imię i nazwisko | Zaangażowani są studenci wyspecjalizowanych uniwersytetów | |
| 2) | Prezentacja nowej odmiany sera | Sprawozdanie z prezentacji nowej odmiany sera | 16.02 | 02.17 | Imię i nazwisko | Imię i nazwisko | Imię i nazwisko | Zaangażowani są technologowie przedsiębiorstw | |
| 3) | … | ||||||||
Podczas opracowywania harmonogramu czynności są wskazane dla każdego miesiąca. Pomalowane jest połączenie między nazwą wydarzenia a miesiącem. Dokument może wyglądać mniej więcej tak:
| Nie | Nazwa wydarzenia | Wyniki | Wykonawcy | 2014 rok | Notatki | ||
| Stycznia | Luty | Marzec | |||||
| 1. | Międzynarodowa konferencja | Zbiór streszczeń |
LLC OJSC CJSC |
||||
| 1.1 | Przygotowanie biuletynu | List informacyjny | Kierownik biura | ||||
| 2) | Prezentacja nowej odmiany sera | Sprawozdanie z prezentacji nowej odmiany sera | |||||
| 2.1 | Przygotowanie broszur | Ulotki | Dział marketingu | ||||
Oprócz planu rocznego opracowywane są uzasadnienia dotyczące środków, formularzy sprawozdawczych i kontrolnych, a także załączników. Aplikacje obejmują:
- dokumentacja finansowa;
- plan komunikacji, obsługa innych wydarzeń;
- analiza ryzyka.
Wszystkie powyższe plany dotyczą dorosłych. Ale różne imprezy odbywają się z dziećmi. Wzory robienia planów dla facetów są mniej więcej takie same, ale są pewne funkcje.
Jak zrobić plan działania dla dzieci
Wydarzenie dla młodych obywateli różni się od tego dla dorosłych, przede wszystkim edukacją i (lub) poprawą stanu zdrowia. Odpowiedzialni są mianowani nauczyciele, psychologowie, artyści, bibliotekarze, doradcy w obozach zdrowia i inni specjaliści pracujący z dziećmi. Specyfika wydarzenia zależy od wieku dzieci i wyznaczonych zadań. Rozważ cechy planowania wydarzeń w obozie przedszkolnym, szkolnym, bibliotecznym i rekreacyjnym.
Przedszkola
Zajęcia przedszkolne są częścią rocznego planu. Pod warunkiem:
- poranki (daty tematyczne i wakacyjne);
- wakacje sportowe;
- dni i tygodnie zdrowia (obejmują różne działania);
- spotkania rodziców itp.
Dla każdego z tych działań sporządzany jest plan lub scenariusz, który jest zatwierdzany przez kierownika i uzgadniany z jego zastępcą. Podaj nazwę wydarzenia, cel, zadania, czas i miejsce zdarzenia, wyposażenie, inwentarz, przebieg wydarzenia (w skrypcie) i osoby odpowiedzialne. Oto przykład zaprojektowania planu działania na Dzień Zdrowia:
|
Potwierdzam: kierownik --------------- (pełna nazwa) „____” ______________ 2014 |
|||
|
Uzgodnione: Zastępca Szefa OIA ------------------------------ (pełna nazwa) „____” ______________ 2014 |
|||
| Plan działania na Dzień Zdrowia (data) | |||
| Czas i miejsce | Nazwa zdarzenia | Grupa | Odpowiedzialny |
|
8.00 - 8.30 Boisko sportowe |
Poranna gimnastyka | Wszystkie grupy | Nauczyciele grupowi |
|
10.00 -10.30 Hala sportowa |
Wyścigi sztafetowe | Grupa seniorów | Instruktor wychowania fizycznego, wychowawca grupowy |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 Pool |
Sportowy wypoczynek „Neptun przyszedł do nas” | Grupa środkowa | Instruktor pływania, pielęgniarka, wychowawca grupy |
| W ciągu dnia | Fotoreportaż z Dnia Zdrowia | Wszystkie grupy | Nauczyciele grup, nauczyciele-asystenci |
W zależności od specyfiki wydarzenia można wskazać oczekiwane wyniki (zmniejszenie liczby uczniów, kształtowanie pomysłów na temat zdrowego stylu życia u dzieci, wzrost poziomu kultury pedagogicznej rodziców itp.).
Scenariusz wydarzenia dla przedszkolaków to gry, przedstawienia oparte na bajkach, magiczne sztuczki, atrakcje. Ważne jest, aby wakacje były ciekawe, zabawne, pełne życia, a co najważniejsze - przydatne dla dzieci.
Szkoła
Zajęcia dla uczniów są planowane w trakcie roku szkolnego i podczas wakacji. Plany działania są opracowywane przez dyrektora szkoły, nauczyciela klasowego, nauczyciela wychowania fizycznego, nauczyciela organizującego i psychologa. Plany sporządzone przez nauczycieli są sprawdzane i zatwierdzane przez dyrektora szkoły. Przewidywane są cele i zadania imprezy, oczekiwane wyniki, wyznaczani są odpowiedzialni. Przy planowaniu bierze się pod uwagę wiek dzieci, ich zainteresowania, problemy w klasie (wyniki w nauce, zachowanie, relacje w zespole itp.), A także czynniki obiektywne (sezon, rodzaj osady, zwłaszcza teren, klimat itp.), niezapomniane daty. Zgodnie z tym odbywają się wydarzenia o tematyce „Rycerze i księżniczki”, „Znajomość teatru muzycznego”, „Święto lata”, „Walczyli o ojczyznę” i innych. Najważniejsze, że dzieci powinny być zainteresowane. Sami uczniowie są również zaangażowani w przygotowanie i planowanie wydarzenia. Jak zrobić plan działania? Próbka jest przedstawiona w tabeli.
|
Zatwierdzam Dyrektor naczelny --------------------------- (pełna nazwa) |
||||
| Plan edukacyjny na jesienne wakacje | ||||
| Nie | Wydarzenie | Data | Klasa | Czas |
| 1. | Wizyta w Teatrze Komedii Muzycznej | 28.10.2013 | 11 | 16.00 |
| 2) | Operacja Wylecz książkę | 10/29/2013 | 5-6 | 12, 00 |
| 3) | … | |||
Biblioteka dla dzieci
Personel biblioteki dba o to, by dzieci czytały więcej i uwielbiały książki. W tym celu odbywają się wieczory literackie, quizy, aukcje itp. Jak sporządzić plan działania w bibliotece? Ta praca jest przeprowadzana w kilku etapach. Wybrano temat wydarzenia, określono jego cel i kierowanie na wiek. Zgodnie z wiekiem uczestników wybierane są dzieła literackie, sporządzany jest scenariusz.
Bibliotekarze nie zapominają o reklamie: powstają plakaty, ulotki, zaproszenia. Ważnym punktem jest przygotowanie materiału ilustracyjnego. Samo wydarzenie jest rejestrowane, analizowane i promowane w mediach. Formularz planu może wyglądać mniej więcej tak:
| Nie | Formularz wydarzenia | Nazwa zdarzenia | Publiczność | Data |
| 1. | Korowód | Walentynki | Licealiści | 02/14 |
| 2) | Wieczór z pytaniami i odpowiedziami | „Kto wie więcej opowieści?” | Przedszkolaki i uczniowie szkół podstawowych | 03/18 |
| 3) | … |
