Media to najpewniejszy i najszybszy sposób na rozpowszechnianie informacji. Jedyne pytanie dotyczy tego, jak zwrócić uwagę wszechmocnych dziennikarzy na reklamowane przedsiębiorstwo, produkt lub usługę. Istnieje wiele sposobów, wśród których powszechne jest zjawisko wycieczki prasowej. Jest to jedna z najbardziej skutecznych sztuczek, która przynosi dobre wyniki.
Wycieczka prasowa - płatne wakacje dla dziennikarza
Wiele przedsiębiorstw i firm w celach reklamowych organizuje różnego rodzaju imprezy dla pracowników mediów. Wycieczka prasowa to zorganizowana wycieczka dla dziennikarzy, podczas której zapoznają się z funkcjami produkcji. Ważnym elementem takiego wydarzenia jest obecność okazji informacyjnej, czegoś nowego i niezwykłego, co może przyciągnąć uwagę mediów.
Kto za to wszystko płaci?
Zazwyczaj to wydarzenie jest w pełni opłacone przez organizatora. Czasami redakcja zwraca część kosztów, na przykład, jeśli uzna, że udział w podróży dostarczy przydatnych informacji. Wycieczka prasowa dla dziennikarzy jest dobrą okazją do poszerzenia horyzontów zawodowych, zdobycia nowych i interesujących informacji, a także relaksu i spotkań towarzyskich w nieformalnym otoczeniu, nawiązania nowych znajomości.
Po co wydawać pieniądze i płacić dziennikarzom wakacje?
Organizując wyjazdy studyjne dla prasy, przedsiębiorstwa mają określone zadania. Wśród głównych celów trasy prasowej są:
- Firma reklamowa - aby pokazać opinii publicznej pracę przedsiębiorstwa od wewnątrz. Pozwala to nie tylko promować firmę, ale także zwiększać zaufanie potencjalnych konsumentów.
- Demonstracja innowacji - zapoznanie społeczeństwa z funkcjami nowego produktu lub bardziej zaawansowanych technologii.
- Odpowiedź w mediach - pod koniec trasy prasowej organizatorzy czekają na publikację dziennikarzy, w których opowiadają o nowym produkcie i opisują swoje wrażenia z podróży. Oczywiście opinie te nie zawsze są pozytywne. Dlatego do organizacji wycieczki prasowej dla mediów należy podchodzić z ostrożnością.
Odmiany promocji
Informacje prasowe można podzielić na następujące typy:
- Dni otwarte - zwykle organizowane przez dość zamknięte firmy i przedsiębiorstwa. Można je przeprowadzać zarówno z pewną częstotliwością (na przykład co roku w tym samym czasie), i mogą być powiązane z konkretnymi innowacjami (nowy sprzęt, personel, ulepszone technologie). Dni otwartych drzwi trwają jeden lub kilka dni, wszystko zależy od skali organizacji i liczby odwiedzających. Ich struktura jest w zasadzie taka sama: w pierwszej, oficjalnej części goście są informowani o cechach przedsiębiorstwa. Druga część zawiera wycieczkę, podczas której zwiedzający mogą na własne oczy zobaczyć pracę i szczególne osiągnięcia firmy.
- Wizyta w witrynie - ten rodzaj wycieczki prasowej organizowany jest bezpośrednio dla dziennikarzy. Dla nowych przedsiębiorstw jest to świetna okazja do wyrażenia się w prasie, aby poinformować opinię publiczną o ich istnieniu.
- Podróżowanie jest prawdopodobnie najprzyjemniejszą formą prasy dla dziennikarzy. Bardzo często firmy organizują jednodniowe lub dłuższe spacery drogą wodną lub lądową. Relaksująca atmosfera i pozytywne emocje tworzą przyjazne relacje między organizatorami a prasą, co przyczynia się do pozytywnych recenzji i recenzji.
Kto organizuje wycieczki prasowe?
Trasa prasowa to przede wszystkim wydarzenie reklamowe. Bardzo ważne jest uwzględnienie wszystkich niuansów i najdrobniejszych szczegółów, ponieważ jeden niewielki nadzór może znacznie podważyć reputację organizacji. Oczywiście niektóre firmy obwiniają organizację wycieczki prasowej o swoich pracownikach. Inni zatrudniają specjalistów w tej dziedzinie - pracowników usług PR. Ich zadaniem jest nie tylko kompetentne zorganizowanie trasy prasowej, ale także ciągłe towarzyszenie dziennikarzom.
Jak sprawić, by trasa prasowa zakończyła się sukcesem?
Organizacja wycieczki prasowej jest pracochłonnym procesem, który wymaga starannego wstępnego przygotowania. Każda drobiazg jest tutaj ważna, wszystko powinno być jasno przemyślane z góry, nawet najbardziej nieprzewidziane sytuacje. Konieczne jest stworzenie warunków, w których dziennikarze będą się czuć swobodnie i swobodnie, ponieważ od ich wrażeń zależy, czy recenzja firmy będzie dobra czy zła. Dlatego zadaniem organizatorów jest nie tylko stworzenie przyjemnego wrażenia z przedsięwzięcia, ale także zaspokojenie potrzeb i pragnień pracowników mediów. Wszystko to należy wziąć pod uwagę przy planowaniu imprezy.
Etapy organizowania wycieczki prasowej
Są to:
- Określanie konkretnych zadań, które należy rozwiązać podczas trasy prasowej.
- Wybierz konkretny typ trasy prasowej.
- Prawidłowe sformułowanie wiadomości.
- Właściwe przygotowanie komunikatu prasowego - materiału, który zawiera wszystkie informacje o firmie i jej działalności.
- Ustalenie miejsca wydarzenia i jego projektu. Jeśli w przedsiębiorstwie odbędzie się wycieczka prasowa, musisz zadbać o bezpieczeństwo i czystość sprzętu, a także zgodność z różnymi normami i przepisami. Personel powinien mieć schludną formę roboczą, powinien być przygotowany na ewentualne pytania dziennikarzy. W przypadku konferencji konieczne jest wyposażenie hali we wszystko, co niezbędne do produktywnej komunikacji między organizatorami a redakcją.
- Wybór odpowiedniego miejsca dla dziennikarzy - goście powinni pozostać w komfortowych warunkach, dlatego należy zwrócić szczególną uwagę na rezerwację hotelu.
- Wybór najkorzystniejszego terminu - zorganizowanie trasy prasowej może być zbieżne z datami wydania najważniejszych publikacji.
- Wyznaczanie trasy - nie musi być bardzo długie, w przeciwnym razie goście będą zmęczeni. Wskazane jest, aby dodać więcej rozrywki zainteresowanym dziennikarzom. Konieczne jest również rozważenie wszystkich kwestii organizacyjnych. Jeśli zrozumiałe jest, że goście będą poruszać się niezależnie, wówczas przystanki powinny być oznaczone pewnymi znakami. Jeśli wycieczka jest zorganizowana, powinieneś pomyśleć o transporcie i czasie odbioru, a także wybrać profesjonalnego przewodnika.
- Tworzenie listy zaproszonych - wszyscy goście otrzymują oficjalne zaproszenia, które należy przesłać z wyprzedzeniem. Nawet jeśli wydarzenie jest dostępne dla wszystkich, pracownicy mediów powinni być powiadamiani osobno. Z pewnych powodów nie wszyscy zaproszeni będą mogli wziąć udział w trasie prasowej, ale mogą być zainteresowani. W takim przypadku musisz wysłać wszystkie powiązane dokumenty pocztą.
- Przygotowanie niezbędnych materiałów - kreatywny projekt programu wycieczki prasowej, różne broszury dotyczące działalności firmy, w tym komunikat prasowy itp.
- Wybór wykwalifikowanego moderatora - jego zadaniem jest prowadzenie konferencji i reprezentowanie firmy. To on mówi reporterom o innowacjach, które służyły jako okazja informacyjna dla trasy prasowej.
- Przygotowanie pamiątek tematycznych i upominków dla dziennikarzy to rodzaj dodatkowej premii, która poprawia nastrój i lojalność gości.
Kilka ważnych zasad
Podczas imprezy PR goście powinni czuć się komfortowo i beztrosko. Powinny czuć, że w każdej chwili będą im pomagać i rozwiązywać wszystkie pytania i problemy. Dziennikarze - goście są bardzo wybredni i zwracają szczególną uwagę na nawet najmniejsze drobiazgi. Dlatego warto przestrzegać kilku prostych, ale bardzo ważnych zasad:
- Nie powinieneś oszczędzać na jedzeniu, napojach, transporcie i hotelu. Trasa prasowa skierowana jest do dziennikarzy, dlatego należy ich odpowiednio powitać.
- Warunki umieszczenia organizatorów w żadnym wypadku nie powinny być lepsze niż warunki gości - zostanie to natychmiast zauważone i być może odzwierciedlone w recenzjach.
- Najlepiej jest złożyć prasę i przedstawicieli firmy w pobliżu. Dzięki temu będą mieli więcej okazji do komunikowania się w nieformalnej, swobodnej atmosferze, budowania relacji opartych na zaufaniu i uzyskiwania dodatkowych informacji.
- Zaleca się dzielenie gości na małe grupy, jeśli jest ich zbyt wiele. Do każdego musi być przywiązany opiekun, który pomoże swoim członkom. O wiele łatwiej będzie skontaktować się z dziennikarzami.
Od teorii do praktyki
Jak w praktyce przeprowadzana jest wycieczka prasowa? Jak dokładnie realizowany jest główny cel wydarzenia: rozpowszechnianie informacji o producencie poprzez publikacje w mediach? Zagadnienia te można wyraźnie zobaczyć na jednym z najważniejszych przykładów trasy prasowej.
