Nie można sobie wyobrazić nowoczesnego biura firmy bez centrali telefonicznej. W końcu to urządzenie odpowiada za organizację wysokiej jakości komunikacji wewnętrznej i racjonalne korzystanie z miejskich linii telefonicznych. Dzisiaj walka pracowników biurowych o prawo do wykonywania połączeń z jedynego dostępnego numeru należy już do przeszłości. Obecnie problem ten rozwiązuje się za pomocą linii zewnętrznych i wewnętrznych. Liczba numerów telefonów stacjonarnych nie musi być zwiększana. Jak wybrać PBX dla biura i jak go zainstalować? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w tym artykule.
Co to jest PBX?
Office PBX to mała automatyczna centrala telefoniczna. Jest przeznaczony do obsługi niewielkiej liczby numerów miast. Dzięki takiemu urządzeniu firma może sobie pozwolić na nieprzydzielenie oddzielnej linii dla każdego używanego numeru. Prowadzi to do obniżenia kosztów połączeń.
PBX koncentruje obciążenie na linii. Z uwagi na fakt, że każdy z nich jest intensywniej wykorzystywany, firma może odmówić części ustalonych numerów lub zapewnić normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, jeśli ich brakuje.
Zasada działania mini-automatycznych central telefonicznych dla biura jest podobna do pracy stacji wielokanałowych, na których pracują operatorzy telefonii. Różnica polega tylko na liczbie obsługiwanych pokoi. W przypadku instalacji biurowej liczba ta jest znacznie mniejsza. Ponadto mini-ATS charakteryzuje się rozbiciem na linie wewnętrzne i zewnętrzne.
Jak wybrać PBX dla biura? Przeczytaj więcej na ten temat poniżej.
Jak wybrać biuro PBX?
Aby dokonać właściwego wyboru przy zakupie PBX, musisz zdecydować o danych wejściowych i wskazać pożądane kryteria.
Dane wejściowe odnoszą się do liczby dostępnych linii stałych i żądanej liczby rozszerzeń roboczych. Standardowy rozkład jest następujący: każda linia miasta odpowiada 3-4 krajowym. W każdym przypadku przy określaniu liczby obsługiwanych pokoi zaleca się skonsultowanie ze specjalistą w zakresie instalacji centrali PBX w biurze. Najmniejsza pojemność takiego urządzenia to 3 linie stacjonarne i 8 abonentów wewnętrznych.
Konieczne jest wyjaśnienie, czy po instalacji biurowej centrali PBX pozostaną wolne kanały zewnętrzne i wewnętrzne. Taki zapas nie powinien być duży, ale przy jego całkowitym braku w najbliższej przyszłości może pojawić się szereg problemów. Nie możemy zapominać o wewnętrznych liniach do faksów i modemów.
Powinieneś także zdecydować o producencie. Najpopularniejsze firmy produkujące PBX dla biura to Panasonic i LG.
Istnieje wiele ważnych kwestii, które należy przedyskutować ze specjalistą od połączeń PBX:
- obecność wbudowanego adaptera do podłączenia akumulatorów zasilających bezprzerwowych;
- potrzeba złącza do komputera, który prowadzi protokoły negocjacyjne;
- możliwość równomiernego ustawienia trybu rozkładu obciążenia na każdej linii miasta.
Teraz wiesz, jak wybrać PBX dla biura. Nadszedł czas, aby dowiedzieć się więcej o głównych funkcjach tego urządzenia.
Główne funkcje wyposażone w centralę PBX
Office PBX ma następujące główne funkcje:
- Przekazywanie połączeń Ta funkcja jest najbardziej popularna, niezależnie od rodzaju działalności przedsiębiorstwa. Umożliwia przekierowanie połączenia przychodzącego na faks lub określonego pracownika firmy. Aby to zrobić, wystarczy wybrać odpowiedni numer wewnętrzny telefonu systemowego i rozłączyć się. Strona zewnętrzna usłyszy melodię, dopóki nie zostanie ustanowione nowe połączenie. Jeśli określonego pracownika nie ma na miejscu lub jego linia jest zajęta, połączenie zewnętrzne zostanie zwrócone na telefon systemowy.
- „Przechwytywanie” połączenia. Ta funkcja jest niezbędna w przypadku, gdy jeden z pracowników przeszedł na inny pulpit i wtedy zadzwonił jego telefon. PBX dla biura pozwala temu pracownikowi odebrać połączenie nawet podczas przemieszczania się po obwodzie. W tym celu pracownik będzie musiał wybrać określoną kombinację numerów na dowolnym urządzeniu.
- Odbieranie połączenia podczas połączenia. Jeśli podczas połączenia nadejdzie połączenie równoległe, w słuchawce usłyszysz określony sygnał. Wpisując prosty kod, możesz odebrać to połączenie.
- Kolejność połączeń. W przypadku nieudanych prób uzyskania numeru telefonu stacjonarnego, który jest stale zajęty, musisz wybrać specjalny kod. Centrala powiadomi Cię, że wymagana linia została zwolniona, a połączenie zostanie nawiązane automatycznie.
- „Pójdź za mną”. Ta funkcja umożliwia przekierowanie na dowolny numer wewnętrzny na obwodzie biura. Dlatego pracownik może nie być w miejscu pracy, ale wszystkie jego połączenia przychodzące będą przez niego akceptowane.
- Połączenie konferencyjne Ta funkcja pozwala połączyć jednego lub więcej dodatkowych uczestników z rozmową telefoniczną. Uczestnikami konferencji mogą być zarówno subskrybenci wewnętrzni, jak i zewnętrzni.
- Połączenie z rozmową. Dzięki tej funkcji menedżer może w dowolnym momencie połączyć się z dowolnym ze swoich podwładnych, nawet jeśli w tym momencie prowadzona jest rozmowa telefoniczna. Tylko subskrybent o odpowiednim poziomie priorytetu może połączyć się z konwersacją. Procesowi temu towarzyszy sygnał dźwiękowy. Odpowiednie poziomy priorytetu są przypisywane podczas instalacji i konfiguracji PBX.
Dodatkowe funkcje PBX
Oprócz podstawowych funkcji, które mają domyślnie centrale PBX, istnieje szereg dodatkowych funkcji przydatnych w konkretnym przypadku. Niektóre z nich opisano poniżej.
Jeśli recepcjonista jest zajęty przez telefon systemowy, połączenie przychodzące może zostać ustawione w kolejce. Abonent zewnętrzny nie usłyszy sygnału dźwiękowego, ale wiadomość głosową, którą możesz sam stworzyć. Może to być zarówno komunikat reklamowy, jak i zwykłe żądanie pozostania na linii.
Inną opcją, aby nieco zwolnić sekretarza, jest przyznanie abonentom zewnętrznym prawa do samodzielnego wybrania niezbędnego numeru wewnętrznego konkretnego pracownika firmy.
Możliwość korzystania z procesorów mowy pozwala wyposażyć każde rozszerzenie w automatyczną sekretarkę. Ponadto taka poczta głosowa umożliwia przetwarzanie połączeń przychodzących bez angażowania operatorów.
Aby ustalić, który z pracowników wykonał połączenia międzystrefowe lub międzynarodowe, można nadać każdemu pracownikowi osobisty kod, za pomocą którego dana osoba będzie mogła korzystać z komunikacji na odległość. Jeśli pracownik nie ma specjalnego zestawu numerów, nie będzie mógł zadzwonić na linię opłat.
Poniżej zostaną opisane zarówno standardowe, jak i nowoczesne typy biurowych central PBX.
Analogowy PBX
Analogowych central PBX można używać, gdy liczba abonentów wewnętrznych nie przekracza pięćdziesięciu, a funkcjonalność sieci telefonicznej nie nakłada wysokich wymagań.
Taki sprzęt przekształca mowę w pulsacyjny lub ciągły sygnał elektryczny, którego amplituda jest różna. Do tej pory analogowe mini PBX mogą obsługiwać do 46 portów.
Główną zaletą takiego sprzętu jest niższy koszt w porównaniu z cyfrowym przy tych samych wskaźnikach pojemności. Wadą analogowych central PBX jest niewielka liczba funkcji serwisowych.
Cyfrowa PBX
Cyfrowe PBX mogą obsługiwać ponad 50 portów. Taki sprzęt przekształca mowę w binarne strumienie impulsów przy użyciu techniki modulacji impulsowo-kodowej.
Cyfrowe PBX mają wyższy koszt w porównaniu do analogowych. Ale dzięki temu takie urządzenie ma dużą liczbę funkcji serwisowych. Ponadto te centrale PBX można znacznie łatwiej zainstalować w biurach.
Bezprzewodowa PBX
Bezprzewodowe centrale PBX dla biura zapewniają mobilność pracownikom i nie wymagają okablowania. Korzystając z takiego urządzenia, pracownicy mają telefony bezprzewodowe, dzięki którym mogą poruszać się po całym obwodzie.
W przeciwieństwie do komórkowego, bezprzewodowy jest bezpłatny. Pojemność takich mini-automatycznych central telefonicznych można zwiększyć bez żadnych problemów. Działanie tego połączenia nie wymaga zezwoleń.
W przeciwieństwie do telefonów przewodowych, radia są chronione przed słuchaniem i ukrytym połączeniem. Jakość dźwięku podczas korzystania z bezprzewodowej centrali PBX charakteryzuje się wysoką.
Wirtualny PBX
Virtual PBX dla biura to produkt najnowszej technologii. Znajduje się na serwerze operatora Internetu, nie wymaga zakupu dodatkowego sprzętu i działa w oparciu o sieć dostępną w biurze.
Podczas korzystania z takiego sprzętu koszty komunikacji są ograniczone do minimum. W razie potrzeby rozszerzenie pojemności tego PBX odbywa się bardzo szybko.
Jeśli biuro zmieniło lokalizację, zmiana dostępnych numerów telefonów nie jest konieczna. Nie trzeba również dzwonić do specjalistów, aby zainstalować i podłączyć taką centralę PBX - cała kontrola odbywa się przez Internet.
PBX za pomocą GSM
Mini PBX GSM dla biura jest zaprojektowany do organizowania komunikacji telefonicznej w miejscach, w których nie ma możliwości regularnej linii, ale jest sygnał od operatora telefonii komórkowej.
Bramka GSM pomaga zwiększyć liczbę linii zewnętrznych, zapewniając jednocześnie niższe koszty biurowe dla komunikacji mobilnej. Jego instalacja jest możliwa w każdym budynku, mieście lub kraju, w którym będzie dostępna twoja sieć IP. Mini PBX dla biura używającego takiego sprzętu zapewnia możliwość wykonywania jak największej liczby połączeń komórkowych za pomocą Internetu lub stawki korporacyjnej, gdy są one niższe niż normalny koszt połączeń.
Instalacja biurowej centrali telefonicznej
Instalacja PBX dla biura obejmuje projekt i konfigurację. Słuchając opinii specjalisty w zakresie podłączania takiego sprzętu, musisz określić najbardziej odpowiednie dla Ciebie opcje i niezbędną pojemność centrali telefonicznej.
Kolejnym etapem instalacji jest instalacja sprzętu. Zwykle znajduje się w specjalnej szafce. Po podłączeniu portów zewnętrznych i wewnętrznych wszystkie kable są skrzyżowane i oznakowane, a proces wstępnego testowania systemu jest przeprowadzany.
Następnym krokiem jest programowanie i konfiguracja PBX. Ten proces jest ściśle indywidualny dla konkretnego klienta, ponieważ życzenia i wymagania każdego z nich są różne.
Jeśli biura firmy znajdują się w kilku budynkach, wówczas każdy z nich powinien ustanowić własną centralę PBX, która będzie komunikować się ze sobą za pomocą cyfrowego lub analogowego łącza. Zwykle używany jest jeden telefon systemowy, instalowany z sekretarką. Pozostałym pracownikom należy zapewnić konwencjonalny aparat. Jeśli konieczne będzie zaopatrzenie wszystkich pracowników w telefony systemowe, konieczne będzie zakupienie dodatkowych płyt systemowych do central PBX, co pociągnie za sobą dodatkowe koszty.
