Protokół ze spotkania jest dokumentem odzwierciedlającym wszystkie ważne decyzje tego wydarzenia. Niepoprawne redagowanie, zarówno pod względem znaczenia, jak i projektu, może spowodować, że uczestnicy spotkania będą go kwestionować. Ponadto istnieje potencjalne ryzyko podejmowania błędnych decyzji zarządczych, jeśli protokoły ze spotkania produkcyjnego zawierają wprowadzające w błąd informacje. Prawidłowe ułożenie pomoże zestaw prostych zaleceń.
Tekst tego dokumentu zwykle składa się z dwóch części: wprowadzającej i głównej. Protokół ze spotkania (jego pierwsza połowa) zawiera opis głównych parametrów wydarzenia: stanowisko, pełna nazwa uczestnicy, przewodniczący i sekretarz. Gdy jeden z obecnych ma specjalny status (zaproszony, ekspert, obserwator itp.), Jest to również odnotowane w dokumencie. Jeśli w spotkaniu uczestniczyło wiele osób, protokół spotkania może zawierać dane na ich temat w osobnym arkuszu, co jest nierozerwalnym zastosowaniem dokumentu. Część wprowadzająca kończy się porządkiem obrad zawierającym listę poruszonych problemów. Pożądane jest ich uporządkowanie, jednak mogą istnieć inne czynniki wpływające na miejsce na liście pytań. Na przykład struktura agendy może zależeć od logicznego związku części jej problemów lub zatrudnienia osób biorących udział w wydarzeniu. Sam dokument jest wykonany na papierze firmowym organizacji (jego jednostki), należy go wskazać, kiedy miało miejsce spotkanie.
Protokół ze spotkania w części głównej powinien odpowiadać wstępnemu. W szczególności jego elementy powinny być ułożone w takiej samej kolejności, jak w porządku obrad. Algorytm konstruowania tekstu, który przechwytuje informacje z każdego punktu porządku obrad, jest następujący: „słuchał”, „mówił”, „decydował”. Główną zasadą w tej części protokołu jest to, że nie powinien on zamieniać się w rodzaj transkryptu.
W szczególności podpunkt „słuchany” opisuje, kto był głównym mówcą w tej sprawie, co zasugerował w wyniku swojego wystąpienia. W przypadku prelegentów uczestnicy wskazują również, kto powiedział, co zaproponowali. Decyzja ustala ostateczną pozycję większości uczestników spotkania. Jeżeli został przyjęty w drodze głosowania, należy wskazać, ile osób było za nim, ilu było przeciw, a także liczba wstrzymujących się. W zależności od znaczenia omawianych zagadnień można wymienić pełne nazwy. ludzie, którzy zajęli to lub tamte stanowisko.
Protokół spotkania sporządza sekretarz, sam dokument podpisuje wykonawca i przewodniczący zgromadzenia. Źródłem informacji do jego kompilacji są odręczne wersje robocze, notatki sporządzone za pomocą dyktafonu, transkrypcje. Jeżeli rozwiązanie problemów zidentyfikowanych podczas spotkania wymaga zgody urzędnika wyższego szczebla, który nie uczestniczył w spotkaniu, szef może udzielić dodatkowej zgody na decyzje. Podpisany i zarejestrowany protokół można wysłać zarówno jako pojedynczy dokument, jak i wyciągi dla urzędników, do których odnosi się tylko część pytań.
