Każdy dokument analityczny jest narzędziem kategorii zarządzania, które pozwala podjąć właściwą decyzję. Dokument wyświetla przegląd konkretnego przedmiotu badań wraz z wnioskami na temat wyników, wskazując metody ich realizacji. Informacje mogą być zawarte w notatce na temat wcześniejszych badań i ustaleń.
Struktura dokumentu
Na poziomie aktów regulacyjnych struktura dokumentu nie jest zdefiniowana, nie ma ścisłych wymagań dotyczących jego przygotowania. W dokumentacji opracowano pewną praktykę, wyróżnia się następujące punkty obowiązkowe:
- nagłówek dokumentu, tytuł;
- adnotacja;
- wprowadzenie;
- istota opisywanego problemu, czyli główna część dokumentu;
- wnioski i wnioski;
- Podpis autora i data.
Na końcu dokumentu, po wnioskach, może znajdować się lista wykorzystanej literatury, raporty, na których autor pisał notatkę, oraz lista aplikacji.
Czapka i tytuł dokumentu
Ta część dokumentu jest przygotowywana w ścisłej zgodności ze standardami przyjętymi w biznesowym przepływie pracy.
Przykład pisania notatek analitycznych:
Szef LLC ….
F.I.O.
(od) kogo
Kierownik jednostki strukturalnej ….
F.I.O.
Nota analityczna
Jeżeli rejestracja takich dokumentów jest przewidziana przez wewnętrzny obieg dokumentów, należy dołączyć datę i numer wychodzący noty.
Adnotacja lub przedmowa
Ten akapit dokumentu zawiera krótki opis istoty problemu. Jeśli mówimy o społeczności naukowej, wówczas można wskazać główny cel i metody zastosowane w analizie danych. W tym punkcie uwagi można opisać źródła danych, uzasadnienie ich wykorzystania. Należy pokazać cel strategiczny, którego osiągnięcie zainspirowało autora dokumentu do przeprowadzenia badań.
Rozważ przykład pisania notatek analitycznych.
Jeśli dokument dotyczy wewnętrznego zarządzania dokumentami, wstęp może być na ogół krótki:
… na podstawie wyników inwentaryzacji magazynu nr …. przeprowadzonej … data …
lub
… na temat postępów prac zaplanowanych na bieżący kwartał przez dział … nazwa …
Jeśli mówimy o dokumentach używanych w środowisku naukowym lub analizujemy poważny problem, przedmowa może wyglądać następująco:
… Streszczenie: W ciągu ostatnich 3 miesięcy analiza popytu na samochody według ich kategorii i marek w sklepie … nazwa …
Badanie przeprowadzono przy użyciu klasycznej analizy wielowymiarowej. Dane podsumowano we wspólnej tabeli z oceną wszystkich czynników w dziesięciostopniowej skali. Zgodnie z wynikami badań niekwestionowanego lidera zidentyfikowano … po nazwie pojazdu …
Przykłady pisania notatek analitycznych na temat działu sprzedaży przedsiębiorstwa:
… Firma … nazwa … od 6 miesięcy, analiza wyników działu handlowego. W rezultacie zidentyfikowano szereg odchyleń od planowanych wskaźników z możliwymi przyczynami ich pojawienia się.
|
Wskaźnik, który został przeanalizowany |
plan |
fakt |
% odchylenia |
powód |
|
Wpływy pieniężne ze sprzedaży, RUB |
||||
|
Zapasy magazynowe ……….. |
Główna część dokumentu
W tej części uwagi zaleca się przestrzeganie określonej struktury:
- Opis problemu do analizy.
- Metody zastosowane w analizie.
Jeśli w rezultacie dokument okaże się obszerny, możliwe jest skomponowanie treści ze wskazaniem numerów stron, nazw niektórych części dokumentu.
Główny nacisk kładziony jest na techniki analizy ze wstępnymi wnioskami. Jeśli pewne teorie pojawiły się w trakcie pracy, są one wyrażane w dokumencie. Najważniejsze jest to, że struktura głównej części dokumentu ma logikę.
Rozważ przykład pisania notatek analitycznych, opis istoty problemu.
Zarządzanie firmą …. Skontaktowałem się z naszą organizacją ze względu na fakt, że w ciągu ostatnich 2 lat w dziale sprzedaży odnotowano stały spadek zysków. W trakcie negocjacji okazało się, że liczba klientów nie spadła, wręcz przeciwnie, w ciągu ostatnich 2 lat ich liczba wzrosła o 20%. Jednocześnie przychody spadły o 30%. W trakcie analizy działalności działu handlowego zastosowano następujące metody ……………..
Ostatnia część, wnioski
Nota analityczna dotycząca przedsiębiorstwa (przykłady znajdują się w tym artykule) lub naukowca, polityka nie może być bez wniosków. Ponadto taki, który zawiera prognozę i zalecenia dotyczące dalszych działań, jest uważany za naprawdę poprawnie sporządzony dokument. Konstrukcja tych wniosków i zaleceń powinna opierać się wyłącznie na przeprowadzonych badaniach i wynikach uzyskanych w wyniku. W takim przypadku wniosków nie należy powtarzać, to znaczy z wcześniej uzyskanymi, które zostały przedstawione w głównej części nuty.
Nota analityczna (przykłady poniżej) nie powinna zawierać żadnych sprzeczności, szczególnie w końcowej części, w dokumencie należy prześledzić wyraźny związek między wnioskami a analizą. Żadnych końcowych „wystąpień”, które nie są uzasadnione powyższym tekstem, to znaczy żadnych osobistych wniosków.
Rozważ przykładową notatkę analityczną (przykład).
… Aby wyeliminować straty ze sprzedaży, które zaobserwowano w ciągu ostatnich 2 lat, należy zaplanować następujące środki:
|
Oczekiwany efekt ekonomiczny |
Do jakiej daty powinny się odbywać wydarzenia |
Wymagane działanie |
Odpowiedzialny |
Nie zaleca się wyciągania wniosków na więcej niż jednej stronie A4.
Podpis i wnioski
Na końcu dokumentu pozycja i pełne imię i nazwisko (wraz z dekodowaniem) autora są koniecznie zarejestrowane. Jeśli analiza została przeprowadzona przez kilka osób, należy je wskazać. Data sporządzenia notatki i podpisu jest umieszczona. Jeśli dokument jest przeznaczony dla szerokiego grona osób lub został przeniesiony do innej jednostki strukturalnej przedsiębiorstwa, możesz podać dane kontaktowe w celu uzyskania opinii.
Uwagi analityczne (przykłady, które sprawdziliśmy) mogą mieć zastosowania. To dodatkowe dokumenty, które mogą zawierać wykresy i dane pośrednie, listę używanych terminów lub formuł do obliczeń używanych przez autora. Możesz podać listę referencji, z których informacje stanowiły podstawę analizy.
