Wszyscy znają słowo protokół. Pracownicy biurowi regularnie go słyszą podczas spotkań, policjanci używają go w swojej działalności zawodowej, a szefowie państw i dyplomaci są zmuszeni do przestrzegania podporządkowanych im zasad. Co to jest protokół? Dowiemy się poniżej.
Znaczenie pojęcia protokołu
Jako znaczna liczba innych terminów to słowo ma kilka znaczeń. Wszystko zależy od dziedziny działalności, w której stosowana jest pożądana koncepcja. Rozważymy więc najczęstsze sytuacje, gdy zwykle mówi się o protokole.
Jeśli mówimy o środowisku biznesowym, protokół jest dokumentem opisującym wydarzenie (spotkanie, spotkanie, zarząd itp.).
Wspomnieliśmy już o policji, która często sporządza podobny dokument. W takim przypadku domniemany jest fakt popełnienia przestępstwa lub przestępstwa.
W formacie międzynarodowym protokół jest zbiorem zasad, których należy przestrzegać podczas oficjalnych spotkań urzędników państwowych i dyplomatycznych. Na przykład istnieje protokół spotkań głów państw lub wizyty prezydenta.
Jednak w tym artykule skupimy się na koncepcji protokołów biznesowych.
Protokół ze spotkania
Spotkania biznesowe są integralną częścią wszystkich procesów w środowisku biznesowym. Mogą przejść oficjalnie, biorąc pod uwagę wyznaczony czas i tylko w budynku biurowym. Bardzo popularne są również nieformalne daty biznesowe. W drugim przypadku możesz zrobić bez potwierdzenia protokołu rozmową. Jeśli spotkanie jest oficjalne, musi odbyć się na piśmie zgodnie ze wszystkimi zasadami.
Protokół jest prowadzony przez sekretarza lub inną osobę posiadającą takie uprawnienia. Aby nadążyć za rozmową, spróbuj znaleźć przybliżoną listę zagadnień, które zostaną omówione na spotkaniu. Obecność dyktafonu nie będzie zbyteczna, aby nie przegapić szczegółów, ponieważ protokół jest bardzo szczegółowym opisem zdarzenia biznesowego.
Nazwiska obecnych i nieobecnych należy zapisać. Dla siebie możesz robić notatki dotyczące lokalizacji wszystkich osób, które przybyły na spotkanie, aby autorstwo niektórych słów mogło zostać wskazane bez błędów.
Na początku każdego spotkania ustalana jest kolejność rozpatrywania zagadnień, pamiętaj o zapisaniu ich dosłownie.
Jeśli spotkanie miało głosowanie, wskaż jego wyniki (ile osób głosowało za, a ile przeciw). W przypadku niewielkiej liczby osób obecnych na spotkaniu masz również możliwość zanotowania imion i nazwisk wszystkich głosujących.
Nie odkładaj wykonania protokołu w długim polu, ponieważ w tym czasie możesz zapomnieć o szczegółach spotkania.
Protokół negocjacyjny
Negocjacje różnią się od zwykłego spotkania biznesowego tym, że zazwyczaj omawiają jedną lub kilka kwestii, które odgrywają dużą rolę dla obu stron. W takim przypadku protokół jest okazją do naprawienia wszystkich niuansów rozmowy i wymagań stron. Problem, który nie zawsze jest brany pod uwagę, zostaje rozwiązany natychmiast po pierwszych negocjacjach, więc dyrektorzy lub inni pracownicy potrzebują czasu i pełnych informacji o spotkaniu.
Protokół negocjacji sporządza się na tej samej zasadzie, co każdy dokument biznesowy.
Konieczne jest podanie daty opisywanego zdarzenia, numeru dokumentu i pełnej wersji nazwy. Poniżej znajduje się wprowadzenie, które koniecznie wskazuje listę uczestników i główne kwestie do dyskusji.
W części głównej informacje są zwykle podzielone na trzy części: „Słuchane”, „Mówione”, „Zdecydowane”. W pełnej wersji protokołu słowa wszystkich mówców są cytowane dosłownie, a w niektórych przypadkach fragment protokołu jest powielany, powielając pewną jego część.
