We współczesnym świecie regularnie wykonujemy ogromną liczbę połączeń telefonicznych - w celu negocjacji w sprawach pracy, komunikacji z krewnymi, przyjaciółmi i znajomymi. Czasami w ciągu dnia nasz telefon po prostu się nie zatrzymuje. Jednak niewielu w naszych chaotycznych czasach myśli o tym, jak uprzejmie i poprawnie organizuje swoje rozmowy przez telefon. Ale etykieta telefoniczna jest tak samo integralną częścią kultury, jak dobre maniery w prawdziwym życiu.
Nieostrożnie upuszczone słowo lub fraza nie na miejscu mogą natychmiast zepsuć wszystkie wcześniej zrobione pozytywne wrażenie na rozmówcy. Aby uniknąć poważnych błędów, bardzo ważne jest monitorowanie mowy i przestrzeganie podstawowych zasad etykiety telefonicznej.
Na początek każda rozmowa biznesowa nie powinna być czasochłonna. Pamiętaj, że wszyscy jesteśmy zajętymi ludźmi i nikt nie może spędzić cennych minut na rozmowie telefonicznej z kimś w godzinach pracy. Jeśli pytanie jest zbyt ważne i poważne, aby można je było szybko rozwiązać, odłóż je, aby osobiście kontynuować rozmowę. Staraj się nie zabierać partnerowi więcej niż pięć minut. W przeciwnym razie będzie to już brzydkie z twojej strony.
Etykieta komunikacji telefonicznej określa również maksymalne możliwe oczekiwanie na linii. Jeśli abonent nie śpieszy się z odebraniem telefonu, nie dzwoń za długo. Policz sześć sygnałów dźwiękowych i przerwij połączenie. To nie pozwoli ci wyglądać na zbyt upartego, a nawet nieco obsesyjnego.
Nie zapomnij o uprzejmym powitaniu niewidzialnego rozmówcy. I zamiast banalnego „Cześć!” lepiej powiedzieć „Dzień dobry!”. Zapytaj, z kim rozmawiasz. Jeśli odbiorca nie zostanie odebrany przez osobę, której potrzebujesz, zapytaj, czy osoba, której potrzebujesz, może w tej chwili mówić. W żadnym wypadku nie nalegaj w przypadku negatywnej odpowiedzi. Najlepiej jest zainteresować się, jak długo będzie najwygodniej odłożyć rozmowę.
Etykieta telefoniczna mówi, że w przypadku rozłączenia to właśnie uczestnik komunikacji był inicjatorem inicjatywy. Dlatego jeśli ta rozmowa jest ważna, szczególnie dla ciebie, nie oczekuj, że osoba ta oddzwoni jako pierwsza.
Wszystko może się zdarzyć. Na przykład pomieszałeś numer telefonu subskrybenta. Co robić w tej sytuacji? Co tym razem doradza etykieta telefoniczna? Jeśli rozumiesz, że wyraźnie nie jesteś we właściwym miejscu, poproś o wybaczenie za zakłócenie spokoju i następnym razem ostrożniej wybierz numer. Zapytaj, czy popełniłeś teraz błąd. Jeśli dzwoni do ciebie twój rozmówca, zdał sobie sprawę, że źle wybrał numer, nie powinieneś wypowiadać takich zwrotów: „Kim jesteś?”, „Gdzie dzwonisz?” i „Jaki numer wybierasz?”. Wystarczy grzecznie i taktownie poinformować osobę, że pod tym numerem nie ma wymaganego abonenta.
Jeśli inicjatywa połączenia pochodzi od Ciebie, pamiętaj o scenariuszu nadchodzącej rozmowy z wyprzedzeniem. Etykieta telefoniczna zaleca przygotowanie przybliżonego zestawu fraz i zdań, które można wypowiedzieć w tym przypadku. W końcu niezręczne przerwy i cisza w telefonie będą bardzo niegrzeczne w stosunku do rozmówcy. Ponadto, na wszelki wypadek, w pobliżu siebie, włóż papier i długopis, aby w razie potrzeby można było natychmiast zapisać niektóre dane i nie zmuszać rozmówcy do oczekiwania na linii, gdy szukasz wszystkiego, czego potrzebujesz.
Jeśli chcesz przestrzegać etykiety telefonicznej, nigdy nie dzwoń do osoby z pytaniami służbowymi na numer domowy. Jest to uważane za szczyt złej formy. Daj mu szansę zapomnienia o interesach nawet w wolnym czasie. Dla wszystkich momentów roboczych są specjalne numery. Tylko jeśli sam rozmówca sugeruje, aby zadzwonić pod numer alarmowy na swój domowy telefon, możesz to zrobić bez obawy, że będziesz nieuprzejmy.
